一、系统功能设计:核心模块支撑自定义采购
1. 采购规则配置中心
- 规则类型:支持按食材品类(如生鲜、干货)、供应商、采购周期(日/周/月)、预算限额等维度设置规则。
- 条件组合:通过逻辑运算符(与/或)组合多条件,例如“生鲜类食材必须从A供应商采购,且单次采购金额≤5000元”。
- 优先级管理:对冲突规则设置优先级,系统自动按优先级执行。
2. 动态审批流引擎
- 多级审批:根据采购金额、食材类型等触发不同审批流程(如部门主任→后勤主任→校长)。
- 条件跳转:若采购符合特定规则(如紧急采购),可自动跳过部分审批节点。
- 移动端审批:支持通过APP或微信实时处理审批请求,提升效率。
3. 供应商管理模块
- 供应商库:维护供应商资质、评分、合作历史等信息,支持按规则自动筛选合格供应商。
- 竞价机制:对同一食材可发起多家供应商报价,系统按规则(如最低价、综合评分)自动推荐中标方。
- 黑名单功能:对违规供应商自动标记,禁止参与后续采购。
4. 智能采购计划生成
- 需求预测:基于历史数据、季节因素、学生人数等预测食材需求量。
- 规则驱动生成:根据自定义规则(如“每周一采购水果,优先选择本地供应商”)自动生成采购清单。
- 手动调整:支持采购员对系统生成的计划进行微调,并记录调整原因。
二、自定义采购规则实现方式
1. 可视化规则编辑器
- 提供拖拽式界面,用户无需编程即可通过勾选条件、设置数值完成规则配置。
- 示例:
- 规则名称:节假日生鲜采购限制
- 条件:采购日期∈节假日列表
- 动作:禁止采购生鲜类食材,或强制从指定供应商采购。
2. 模板库与快速复用
- 内置常见场景模板(如“学期初批量采购”“应急采购”),用户可直接调用或修改。
- 支持将自定义规则保存为模板,供其他部门或分校复用。
3. 规则版本控制
- 记录每次规则修改的时间、修改人、变更内容,支持回滚至历史版本。
- 规则生效时间可预设(如“新规则从下学期开始执行”)。
三、灵活适配的保障措施
1. 多校区/部门协同支持
- 权限分级:总部可设置全局规则,分校可在此基础上添加本地化规则(如“分校A的牛奶必须从本地供应商采购”)。
- 数据隔离:各校区采购数据独立存储,同时支持跨校区报表汇总。
2. 与现有系统无缝集成
- API对接:与学校财务系统、库存管理系统、一卡通系统对接,实现数据自动同步。
- 单点登录:支持通过学校统一身份认证平台登录,避免多系统切换。
3. 动态规则引擎
- 实时计算:采购请求提交时,系统立即根据当前规则进行校验,阻止违规操作。
- 规则冲突检测:自动提示相互矛盾的规则(如“A规则要求采购苹果,B规则禁止采购苹果”),协助用户调整。
4. 培训与支持体系
- 操作文档:提供图文并茂的规则配置指南,包含案例库(如“如何设置周末采购限制”)。
- 在线客服:7×24小时技术支持,解决规则配置中的疑难问题。
- 定期回访:每季度收集用户反馈,优化规则配置流程。
四、应用场景示例
- 场景1:季节性采购限制
学校可设置规则“5月1日至10月31日禁止采购反季节蔬菜”,系统自动拦截违规订单。
- 场景2:供应商轮换机制
规则设定“同一供应商连续供货不超过3个月”,系统在采购计划生成时自动轮换供应商。
- 场景3:紧急采购绿色通道
定义“突发公共卫生事件”为紧急场景,触发简化审批流程(如跳过部门审核,直接由校长审批)。
五、系统优势总结
- 合规性:通过规则固化采购政策,避免人为违规操作。
- 效率提升:自动化校验减少人工审核工作量,审批流程缩短50%以上。
- 成本可控:通过预算限制、供应商比价等功能降低采购成本。
- 数据透明:所有采购行为可追溯,满足审计要求。
通过上述设计,万象食材进货系统可真正实现“规则由学校定义,流程随需求变化”,成为学校后勤管理的得力助手。